Gut strukturierte und regelmäßige Mitarbeitergespräche sollten Teil einer jeden Unternehmenskultur sein. Durch konstruktives Feedback werden Mitarbeiter dazu gebracht, ihre Arbeitsweise zu reflektieren und neue Ziele zu erreichen. Durch Anerkennung für ihre bisherige Arbeit steigt zudem die Motivation.

Gerade in der Einarbeitungsphase von neuen Mitarbeitern sollte darauf geachtet werden, dem neuen Teammitglied zeitnah Feedback zu seiner Arbeit zu geben und den Kollegen nach seinem Befinden zu befragen, um ihn so auf den richtigen Weg geleiten und gegebenenfalls Änderungen in dem zugewiesenen Themen- und Aufgabenbereich vornehmen zu können.

Aber auch für langjährige Mitarbeiter  ist es wichtig, Feedback zu ihrer Arbeit zu erhalten, offene Fragen zu klären, neue Ziele zu definieren oder Auffälligkeiten zu besprechen.

We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.

Bill Gates

Nur durch Feedback kann sich der Mitarbeiter verbessern und weiterentwickeln. Er wächst an seinen Aufgaben, bekommt neue Herausforderungen gestellt, kann sich so weiterentwickeln und bleibt nicht auf der Stelle stehen.

Für Sie als Vorgesetzten gibt es verschiedene Anlässe, den Dialog mit Ihrem Mitarbeiter zu suchen. Möglicherweise ist er positiv oder negativ aufgefallen, oder Sie eröffnen ihm die Möglichkeit neuer Aufgabenfelder.

Andere Gespräche wiederum sind fester Bestandteil der Unternehmenskultur mit dem Ziel, Mitarbeiter zu binden und zu fördern, und werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt.

Einen Eindruck davon, welche Arten von Mitarbeitergesprächen es eigentlich gibt, bekommen Sie hier:

  • Anerkennungsgespräch
  • 360-Grad-Gespräch
  • Beurteilungsgespräch
  • Delegationsgespräch
  • Informations- und Beratungsgespräch
  • Kritikgespräch
  • Konfliktgespräch
  • Jahresgespräch
  • Mitteilungsgespräch
  • Rückkehrgespräch
  • Überzeugungsgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch

Dabei lassen sich die Gesprächstypen in zwei Kategorien unterteilen: Institutionalisierte Gespräche werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt und blicken auf einen längeren Zeitraum zurück, verhandeln Gehälter neu oder treffen Zielvereinbarungen für die Zukunft.

Anlassbezogene Gespräche beschäftigen sich eher mit konkreten Vorkommnissen. Im Kritikgespräch kann beispielsweise ein immer wieder auftretendes Problem thematisiert werden. Die Ziele, die Sie erreichen möchten, legen Sie für jeden Anlass neu und individuell fest.

Phasen eines Mitarbeitergesprächs

Zu einem Mitarbeitergespräch gehören drei verschiedene Phasen, in denen es gilt, auf bestimmte Aspekte zu achten, damit beide Parteien ihren Nutzen aus dem Gespräch ziehen. Natürlich können die Inhalte je nach Anlass variieren. Darauf sollten Sie in Ihrem Mitarbeitergespräch achten:

  1. Vorbereitung des Gesprächs
  • Laden Sie Ihren Gesprächspartner rechtzeitig ein und informieren Sie ihn nach Möglichkeit bereits jetzt über den Grund für das Gespräch.
  • Organisieren Sie die Räumlichkeiten.
  • Beschaffen Sie sich für das Gespräch notwendige Informationen, wie z. B. die Mitarbeiterakte, Protokolle vorherige Gespräche oder Informationen zu aktuellen Vorkommnissen.
  • Erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden.

 

  1. Gesprächsdurchführung
  • Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner und nennen Sie ihm den Grund für das vereinbarte Gespräch.
  • Erläutern Sie anhand des festgelegten Gesprächsleitfadens Ihre Anliegen.
  • Holen Sie sich Feedback ein und fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Sichtweise.
  • Es sollte ein Dialog entstehen; tauschen Sie sich aus.
  • Erarbeiten Sie gemeinsam eine Lösung.
  • Formulieren Sie gemeinsam Ziele und Absprachen.
  • Legen Sie gegebenenfalls einen Termin für ein Anschlussgespräch fest, um die vereinbarten Ziele zu überprüfen.

 

  1. Nachbereitung des Gesprächs
  • Reflektieren Sie das Gespräch und überlegen Sie, ob es Ihnen gelungen ist, all Ihre Anliegen anzusprechen und eine Lösung für sie zu finden.
  • Machen Sie sich Notizen, was Sie bei einem weiteren Mitarbeitergespräch anders machen würden.
  • Stellen Sie Ihrem Gesprächspartner das Protokoll zur Verfügung.
  • Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter dabei, Ihre Verbesserungsvorschläge umzusetzen.

Die häufigsten Fehler, die Ihnen nicht unterlaufen sollten

Damit einem effizienten Verlauf des Gesprächs nichts mehr im Weg steht und es nicht zu unnötigen Unsicherheiten oder Missstimmungen kommt, seien Sie gewappnet und vermeiden Sie folgende Fehler:

  • Den Gesprächstermin zu kurzfristig ansetzen.
  • Sich nicht ausreichend gründlich vorbereiten.
  • Auf einer zu persönlichen Ebene kommunizieren oder nur Ihre subjektive Meinung einbringen.
  • Ihre hierarchische Stellung im Unternehmen ausspielen.
  • Das Gespräch emotionsgeladen voreilig suchen.
  • Das Gespräch durch Telefonate o. ä. unterbrechen lassen.
  • Ohne Ergebnisse aus dem Gespräch gehen.

Die folgende Checkliste dient Ihnen als Orientierung und sollte an den entsprechenden Gesprächsanlass und die Gegebenheiten angepasst werden.

PDF Checkliste für ein gutes Mitarbeitergespräch

Nützliche Tipps für Sie als Mitarbeiter

Ein Mitarbeitergespräch stellt nicht nur für den Vorgesetzten als leitenden Gesprächspartner eine Herausforderung dar.

Für den Mitarbeiter, der zu dem Gespräch gebeten wird, kann diese Situation äußerst unangenehm sein. Natürlich ist es möglich, dass das Gespräch nur stattfindet, um Sie für Ihre Arbeit zu loben. Andererseits ist auch denkbar, dass Kritik an Ihrer Person geübt wird oder Sie sich für Ihre Leistungen rechtfertigen müssen. Auch Gespräche über mögliche Gehaltsanpassungen können unangenehme Gefühle auslösen.

Im besten Fall nennt Ihr Vorgesetzter Ihnen bereits in der Gesprächseinladung den Anlass für das angesetzte Gespräch. Andernfalls können Sie diesen auch höflich erfragen. Behalten Sie so oder so einen kühlen Kopf und befolgen Sie unsere Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch:

  • Bereiten Sie sich ausgiebig auf das Gespräch vor und beleuchten Sie die verschiedenen Sichtweisen.
  • Reflektieren Sie Ihr Verhalten der vergangenen Zeit.
  • Überlegen Sie sich geeignete Fragen.
  • Bleiben Sie stets höflich.
  • Und zu guter Letzt: Zerbrechen Sie sich nicht zu sehr den Kopf!

Wir hoffen, dass Sie mit unseren Tipps gut durch das nächste Mitarbeitergespräch finden, ob als Mitarbeiter oder als Gesprächsleiter.

Für ein individuelles Coaching und tiefergehende Informationen zu diesem Thema können wir Ihnen unseren E-Learning-Kurs „Das Mitarbeitergespräch“ nahelegen, der Sie ausführlich auf zukünftige Gespräche vorbereitet. Melden Sie sich hierzu bei unserer Kollegin Birte Rudolph.